「喜寿を祝う会」開催までの顛末（その１）

１０月１３日（月）に開催した同期会「喜寿を祝う会」の準備を振り返ってみました。

同期会を開催する動きは令和２年に遡ります。
今回の発起人が開催を考えていることを知り、私も申し出をして参加させていただくこととなり、「古稀の同期会」の本格的な準備がスタートとなりました。
同期会を開催するためには、同期生への通知が必須となります。
今後において住所録は基本データとなり、絶対必要な基礎情報であり正確なものでなければなりません。
現存する住所録はどこまで正確な物かは分からず、今後、必ず色々な修正が必要になると思い、コンピュータ上のデータベースを構築することを提案し私が担当することになりました。

まず取り組んだのは現存する住所録を全て電子データとして入力する事でした。
データベースを必要な項目に分けて入力するためのメインプログラムを作成しました。

氏名と住所だけではなく、性別、組別、都道府県別、など様々なデータを整理できるように項目を考えました。
通知区分は案内状などの通知をする者、有効区分はデータが有効かどうか（物故者・不明者など）、将来色々な情報伝達が出来るようにメールやLINEなども項目にしてみました。

このプログラムを使用して、全員分を入力しデータベースを完成させるのには入力後のデータチェックも含めて１か月ほどかかりました。
このデータベースが完成したことにより、男女別のリスト、組別のリスト、都道府県別のリスト、などを出力することが出来るようになりました。
また、個人データの修正が容易になりました。
メインのデータを修正することにより、全てのリストが変更され同期生のデータ管理が楽になりました。

今回の同期会の案内状はこのデータを利用して、封筒の宛名印刷を一気に完了することが出来ました。
住所を手書きや宛名シールを張り付けるなどしていたら、とても大変な作業だったと思います。
データベースは完成しましたが、時は新型コロナウイルスが蔓延して世の中は感染防止の対策が始まり、移動はもちろん集会などが自粛傾向になってきていました。
私たちも準備半ばで断念せざるを得なく、中止を決定いたしました。

時は流れて今年の春、何人かの同期生から同期会の開催予定が無いかと打診があり、コロナ過も治り観光も賑やかになってきたことから、同期会を実施するために発起人会が再始動いたしました。
４月２７日、田村君の家に集合し同期会開催の概要を打ち合わせし、時期は１０月１９日とし案内状は７月末までに発送することを決定しました。

以降の準備に関しては、６月からの過去記事をご覧いただければと思います。
次回は「開催までの顛末（その２）」でお伝えしたいと思います。