「喜寿を祝う会」開催までの顛末（その２）

いよいよ開催に向かってどんどん準備が進んでいくのですが、発起人の中で私だけが函館在住だった為にホテルの手配や色々な準備を担当することになりました。
同期会の開催にあたり、どんな同期会にするかに思いを込めました。
６０年ぶりに再会するのですから、心に残る感動と感激を感じてもらう内容にしたいと強く思っていました。

・案内パンフレットはカラーでA４サイズを三つ折りの見ただけで参加したくなるデザインと文言にすること。
・案内状は６０年ぶりに会える懐かしさが滲む文面にすること。
・母校の中学校は小中一貫校となったため、出身小学校も含めて旧校舎と現校舎を対比して思い出を綴った動画を上映すること。
・申し込みは、申込書と返信封筒を同封して申込書の裏には不参加でもメッセージを書くスペースを作ること。
・返信封筒は「料金受取人払郵便」にすること。
・宿泊ホテルのパンフレットを同封し、会場の雰囲気を知ってもらうこと。
・当日は２０ページほどの記念誌を作成し配布すること。
・旧姓のネームプレートを作成すること。

このようなコンセプトで準備を始めました。
ホテルの宿泊と懇親会に関してはエージェントにお願いすることにしました。
宿泊に関しては、ネットで調べた結果、朝食付きシングルで16,500円、朝食付きツインで１名14,500円でしたが、エージェントからの提示はシングルで11,500円、ツインで9,500円と安い価格になりました。
懇親会は税・サービス料込みの飲み放題付で8,000円でした。
案内状等の作成や郵送料を考えて、１人あたり会費分として1,000円をいただくこととし、参加費を9,000円とさせていただくことにしました。

過去の出席率は、還暦の同期会は５０人ほどが参加したらしいのですが、今回は４０人くらいで考えることにしました。
４０名だと会費1,000円✖４０人で40,000円が経費として見込めることになります。

ここで問題が起きてしまいました。
私が計画していた動画の上映に関して、エージェントからの見積もりで、プロジェクター38,500円、スクリーン22,000円、横断幕5,500円、合計で66,000円が計上されていたことにより、そんな費用は掛けることはできないので、もう一度同期会の開催内容について考え直そうということになりました。
確かに経費として見込めるのは40,000円ほどしかなく、無理なことは明らかですが、もとより私の思いだったので上映に掛かる経費は全て負担するつもりでした。
参加してくれる同期生が感動と感激してくれるなら、別に費用の負担は問題ではありませんでした。
ただ、私の考えている同期会と他の発起人が考えている同期会には乖離がありました。
思いはありますが私だけの思いで同期会を実施するわけにはいきません。
別なスケジュールがあることを理由に、開催内容見直しの打ち合わせは他の発起人で決めてもらうことにしました。

打合せ後に決定事項を知らせてきたのですが、下記の通りでした。
・開催名は「喜寿を祝う会」とする。
・発起人代表は廣瀬とする。
・発起人副代表は黒川・田村とする。
・A4サイズ１枚の簡単なプログラムを作成し、空いたスペースに校歌の歌詞を記載する。
・席は好きなところに座ってもらう。
・ネームプレートはなし。
・上映は無し、簡単な懇親会とする。
・横断幕は無し。
・申込書は無しとし、入金額で判断する（9,000円なら懇親会だけ、9,500円ならツイン宿泊、11,500円ならシングル宿泊）。
というような事が決定されました。

多数決で決定したことですから従わなければなりません。
A4サイズのプログラムと、もう一枚A４サイズの案内状を作成し発起人に提示し承認してもらいました。
しかし、色々な問題があり解決するために質問状を作成しました。

・参加費の送金はどこにするのか。
・万が一キャンセルする時は誰にどんな方法で申し込むのか。
・返金は誰がどんな方法で行うのか。
・当日の受付やチェックインの方法などをどのようにして伝えるのか。
など、他にも２、３項目どうするかを尋ねました。

結果、矛盾や不備に気が付き、全て私に任せるとなりました。
ようやく思っていた同期会の準備に邁進できることになり、忙しい日々が始まりました。