「喜寿を祝う会」開催までの顛末（その３）

いよいよ思いを実現するための準備を始めました。
困ったのは参加費を振込んでもらう口座でした。
昨今の犯罪などの問題で同期会用の口座を作ることが難しかったのです。
誰かの個人口座にしても良いのですが、振込用紙はそれぞれで用意してもらわなければなりません。
幸いに私の会社の郵便振替口座があったので利用することとしました。

まず以前作成したデータベースにより、今回発送する案内状は１１８通と決まりました。
まず１１８通分の材料を揃えることと、それぞれのデザインを開始しました。

①カラーのA4サイズ三つ折りのパンフレット、厚手の紙と裏面・表面のデザイン。
②A4サイズ２枚になりましたが、開催の案内メッセージと懇親会や宿泊に関する詳細を作成。
③案内状発送用封筒は長３サイズ１１８枚、返信用封筒は長４サイズ１１８枚。
④申込書は変形A6版として両面印刷で裏にはメッセージ欄。
⑤郵便振替伝票１１８枚。
⑥ホテルのパンフレット１１８部
以上を次々と作成、または取り寄せ、購入していきました。



封筒やパンフレット用の厚手の用紙はダイソーで安く揃えることが出来ました。
手間がかかったのは、①のカラーの三つ折りパンフレットと③の案内状です。
A4サイズをキチンと三つ折りにするのが大変で、それぞれが１１８通分の折り込みでした。

⑤の郵便振替伝票１１８枚はプリンターで口座の記号番号と口座名義をプリントしました。
全てのパーツが揃ったところで、順番に並べて１セット分を取り揃えて封筒に入れること１１８回。
最後は１１８通を封緘して完了でした。

ひとつ間違って大変な思いをしたのが、案内状の宿泊費の記述でした。
シングルとツインの料金を反対に記述してしまい、１１８部を再プリントするのはもったいなくて、部屋名だけのシートを作り１通ずつ貼り修正したことです。
とても時間がかかり、さすがに心が折れかかりました。
そんなこんなで、何とか案内状を８月１日に発送することが出来ました。

・案内状発送費　郵便料金１１０円✖１１８通
・封筒・パンフレット用紙・その他用紙代
・プリントインク代　４色セット　３セット
・プリントインク代　ブラック　２セット
・欠席者への手紙　２６通　郵便代＋封筒代＋文書
・参加者へのお礼ハガキ　１９通　郵便代＋ハガキ＋プリント
・ネームプレート　２３個＋名刺サイズ名札プリント
・横断幕　３m・2m　各１枚　A３サイズの用紙を貼り合わせて、何とかプリント
・プロジェクター・スクリーンは無料で借りて揃えました

以上の作業で、何とか思うような同期会を実施できたのではと思っています。

ちなみに参加者は２３名で、参加費としての収入は23,000円でした。