エージェントと打ち合わせしました

同期会の会場になるホテルへの、宿泊などの手配をお願いしているエージェントと打ち合わせをしてきました。
会場の広さは出席人数によって決まるのですが今のところ未定なので、前回の参加人数５０人を参考にするしかなく、とりあえず若干少なくなるだろうと４０名で手配しました。
宿泊はツイン２０ルーム、シングル１０ルームを仮予約としました。
その他事前にチェックする、会場や料理の確認日や支払方法などを確認しました。

会場費や宿泊費に関してはすごく頑張って下さって、インターネットで予約した時の価格をかなり下回る金額が提示され安心しました。
その他にも色々なサービスを提供してくださることになり、エージェントに依頼して間違いなかったと思い打ち合わせを完了しました。

同期会を開催するための情報がほぼ確定したので、いよいよ案内状の作成に取り掛かります。
案内状の記載内容を考え、発送用封筒、申込書、返信用封筒などを購入しなければなりません。
発送するためには１通あたり110円の郵送料がかかります。
その他様々な費用がかかりますが、発起人会で一人5千円を拠出しようと決めてくれて５人で25,000円を用意してくれました。
発送数が118通ですから、郵送費だけでも12,980円かかってしまいます。
参加してくださる皆さんから負担していただく分を少しでも少なくするために色々な工夫が必要です。
単に集まって「久しぶりだね！」で終わらないように、何か思い出に残る企画・進行を考えなければと思います。
まずは案内状の制作に全力投球です。
ホッコリして参加してみようと思ってくれるようなデザインと内容を考えています。
皆さんのお手元に届いた時を想像しながら頑張りたいと思います。